28 september 2020
I Danmark skal statslige myndigheder aflevere data til Rigsarkivet hver 5. år, og de danske myndigheder har generelt mange historiske data liggende - længe efter at data er afleveret til Rigsarkivet. Myndighederne er naturligvis opmærksomme på GDPR krav, og de historiske data anvendes ofte i den verserende sagsbehandling samt i forbindelse med fx. anmodninger om aktindsigt, hvor hurtig adgang til relevant data er afgørende.
En af Tieto’EVRY's nyeste danske kunder på eArchive 360° er Anklagemyndigheden/Rigsadvokaten. Deres historie minder meget om andre danske myndigheder, som har valgt at investere tid og penge i løsningen eArchive 360°.
Udfordringen
Anklagemyndigheden har siden 2002 anvendt ESDH løsningen Scandifile. I tidens løb er der foretaget periodeskifte, som følge af aflevering af data til Rigsarkivet. Myndigheden gennemgik ligeledes en større reform, hvor de gik fra 6 statsadvokaturer til 3.
Scandifile bestod derfor i 2018 af mere end 20 databaser og med en struktur, som krævede ekspertviden for at kunne søge i de historiske data. Historiske data bliver bl.a. anvendt i forbindelse med den daglige sagsbehandling og i forbindelse med aktindsigtssager.
Retspsykiatrisk Klinik er en lægeligt ledet klinik, der refererer til Justistministerietog administrativt hører under Rigsadvokaten. Retspsykiatrisk Klinik har i mange år anvendt ESDH løsningen eDoc. Som følge af optimering af IT-landskabet blev det besluttet, at lukke eDoc samt at Retspsykiatrisk Klinik fremover skulle arbejde i Anklagemyndighedens fælles ESDH-løsning. Retspsykiatrisk Klinik har dog forsat behov for adgang til deres historiske ESDH data fra eDoc.
Anklagemyndigheden stod derfor med en række udfordringer; herunder omkostningstung vedligeholdelse af bestående løsninger/databaser, besværlige søgningsmuligheder i de historiske databaser, og data fra flere historiske ESDH-løsninger, som brugerne fortsat ønsker adgang til.
Løsningen
Rigsadvokaten/Anklagemyndigheden indgik i 2018 aftale med Tieto om levering af eArchive 360° til opsamlig af historiske data fra Scandifile og eDoc.
TietoEVRY etablerede én fælles arkiv løsning med vandtætte skotter, således at data kun kan tilgås af relevant personale fra de enkelte organisationer. eArchive 360° er opbygget med flere delarkiver fx. ét delarkiv til Rigsadvokaten og ét delarkiv til Retspsykiatrisk Klinik. Det enkelte delarkiv kan igen opbygges med adgangsrettigheder.
Anklagemyndigheden har nu én samlet arkiv løsning med ét søgeinterface. I forbindelse med udrulningen blev der gennemført én times undervisning i anvendelse af eArchive 360° og tilbagemeldingen fra slutbrugerne er tilfredshed med løsningens brugervenlighed.
Med etableringen af et fælles eArchive 360°, har Anklagemyndigheden nu en løsning, som er klar til fremtidens behov. Fx i forbindelse med kommende organisatoriske ændringer, som vil betyde, at data skal flyttes mellem de enkelte organisationer.
Om kunden
Anklagemyndighedens organisation består af Rigsadvokaten, tre statsadvokaturer med tilhørende politikredse, samt to politikredse for henholdsvis Grønland og Færøerne. Samlet ca. 1.200 medarbejdere.
Anklagemyndigheden arbejder hver dag med at skabe retssikkerhed og sikrer, at straffesager altid bliver behandlet på en retfærdig måde. Deres kerneopgave er at retsforfølge strafbare forhold, og de bidrager til, at Danmark er et af verdens førende retssamfund. Anklagemyndigheden sørger for, at skyldige bliver draget til ansvar, og at uskyldige ikke bliver retsforfulgt. Og de behandler alle mennesker og sager ud fra høje idealer om objektivitet, uafhængighed og integritet.
Rigsadvokaten leder anklagemyndigheden strafferetligt, administrativt og udviklingsmæssigt. Rigsadvokaten fører straffesager ved Højesteret og Den Særlige Klageret – og varetager anklagemyndighedens opgaver i forhold til Justitsministeriet, Folketinget og øvrige overordnede myndigheder samt deltager i internationalt samarbejde.