Head of Digital Growth
Haaste
Vuosituhannen alusta Oras Groupin kanssa järjestelmäkehitystyötä tehnyt Tietoevry toimitti vuonna 2016 Oras Groupille modernin ja helppokäyttöisen inRiver PIM -järjestelmän (product information management). Järjestelmä sai jo tuoreeltaan paljon kiitosta manuaalisen työn vähentämisestä ja sen jatkokehitystä alettiin suunnitella välittömästi.
PIM-järjestelmään kerätään viestittävää tietoa, jota myös rikastetaan järjestelmässä. Tuotetieto on ammattilaisille tärkeä työkalu ja vaatimukset sille kasvavat jatkuvasti niin tukkureiden, jälleenmyyjien, suunnittelijoiden kuin kuluttaja-asiakkaidenkin suunnalta. Jos vaadittua tuotetietoa, esimerkiksi tuotteen mittoja, ei löydy, jää tuote ostamatta. Varaosiakaan ei enää mielellään osteta pelkän tuotenumeron perusteella. Myös monenlaiset säännökset, esimerkiksi vastuullisuuteen liittyen, kasvattavat tuotetiedon määrää.
- Meidän täytyy varmistaa tiedon laatu, eheys ja kattavuus, lisäämättä kuitenkaan käsipareja, inhimillisiä virheitä välttäen, Oras Groupin Technical Communication & Category Support Manager Mika Malo kuvaa tuotekehityksen lähtötilannetta.
Ratkaisu
Oras Group on systemaattisesti ja pitkäjänteisesti parantanut tuotetiedon tuottamista apunaan PIM-järjestelmä ja Tietoevry Createn siihen tekemä kehitystyö. PIM-järjestelmän kehitys on tärkeä osa B2B-verkkokaupan kokonaiskehitystä. Digitalisaation ja automaation lisäämisellä saadaan laadukkaammat ja kattavammat tuotetiedot, mikä johtaa suurempaan näkyvyyteen eri markkinointikanavissa ja lisää myyntiä sekä luottamusta brändiin. Esimerkiksi tukkurit haluavat tuotetiedon tietynlaisessa, koneellisesti luettavassa muodossa, tuotetiedon siirtämistä koskevia standardeja noudattaen.
- Kaikilla yrityksillä on omat järjestelmänsä. Tukkureilla on kymmeniä tuhansia eri tuotteita, eivätkä kenttien nimet ja sisältö ole samat kuin meillä, vaan ne voivat esimerkiksi olla yhdistelmä usean eri kentän tiedoista. Tietoevry Createn kanssa olemme rakentaneet työkalua, mikä muuntaa dataa asiakkaan odottamaan muotoon. Yleensä tukkurit lähettävät Excel-taulukon ja pyytävät täyttämään siihen tiedot. Se on aina ennen ollut käsityötä, mutta nyt tämä Tietoevry Createn kehittämä järjestelmä sopii siihenkin. Kun järjestelmään on kerran kuvattu, mitä tarvitaan, jatkossa lähes vain nappia painamalla voidaan tieto muuntaa tarvittavaan muotoon, Mika Malo kertoo.
Juuri tämä datan monimuotoisuus on vaatinut datan kehittämistä. InRiverillä on toki myös omat export-työkalunsa, mutta ne on melko geneerisiä eivätkä taivu hanabisneksen spesifeihin tarpeisiin, joten on ollut vähän pakko kehittää omia. Nyt tieto on yhdenmukaista tai ainakin samalta pohjalta tuotettua, haitpa sitä mistä tahansa, Oras Groupin PIM engineer Samuli Holmala jatkaa.
Valmistetun tuotteen perustietojen lisäksi tietoja rikastetaan esimerkiksi liittämällä mukaan kuvia, teknisiä piirustuksia sekä dokumenttejä, ja kertomalla lisäominaisuuksia myynnin lisäämiseksi. Automatisoinnin avulla tietoja voidaan myös kehittää sekä rikastaa muista tiedoista päättelemällä. Järjestelmän raportit kertovat, mikäli tuotteilta puuttuu tietoa. Automatisoinnin asteesta ja datan validoinnin tehosta kertoo parhaiten se, että sisällöntuottajien lisäksi PIM-järjestelmää hallinnoi ja kehittää Oras Groupilla vain kaksi henkilöä.
-Kaikki mahdollinen on järjestelmätasolle automatisoitu, mikä lisää merkittävästi tiedon laatua, kattavuutta ja laadun mitattavuutta. Muun muassa metatietojen täyttämistä ja myös erilaisten dokumenttien tuottamista on automatisoitu. Uusia asioita on helppo saattaa saman automaation piiriin vähän uusilla säännöillä. Käsityötä vältetään, jotta asiat voidaan hallita pienellä tehokkaalla tiimillä, Mika Malo sanoo.
Koska PIM-järjestelmällä on tarjota niin hyvä visualisointi PDM-järjestelmään verrattuna, on sitä hyödynnetty hieman myös tuotehallinnan puolella. Erilaiset kuluttajapakkaukset voidaan nyt ensi kertaa nähdä yhdessä näkymässä ja tarkistaa, vastaako niiden visuaalinen ilme esimerkiksi brändin vaatimuksia.
Asiakkaasta
Oras Group on talotekniikan vesikalusteiden markkinajohtaja Pohjoismaissa ja johtava yritys Manner-Euroopassa. Yrityksen tavoitteena on tehdä veden käytöstä helppoa ja ympäristöä säästävää. Konsernilla on kaksi vahvaa brändiä, Oras ja Hansa. Oras Groupin omistaa perheyhtiö, teollinen omistaja Oras Invest.
Saavutetut hyödyt
Tuotetiedon laatu, eheys ja kattavuus
Tuotetieto on ammattilaisille tärkeä työkalu ja vaatimukset sille kasvavat jatkuvasti. Puutteelliset tuotetiedot ovat oston este.
Automaatio vähentää manuaalista työtä
Datan täyttämistä ja sen laadun valvomista on automatisoitu. Uusia asioita helppo saattaa saman automaation piiriin vähän uusilla säännöillä.
Vaatimukset täyttyvät
Systemaattinen tuotetiedon hallinta auttaa täyttämään niin kumppaneiden kuin EU-säädösten vaatimuksia.
Esimerkkinä muille tuotetiedon hallinnassa sekä vastuullisuustietojen saatavuudessa
Oras Groupin systemaattinen työ tuotetiedon kehittämiseksi on huomattu, sillä Onninen palkitsi Oras Groupin parhaasta tuotetiedon hallinnasta vuonna 2021. Oras Group voitti myös ylivoimaisesti LVI-INFO.fi:n asiakkailleen myöntämän Homma putkessa 2022 – tittelin. Kisassa annetuista 5736 äänestä tasan puolet meni Oras Groupille. Oras Groupia on käytetty esimerkkinä muille toimijoille myös vastuullisuustietojen saatavuuden osalta.
- Sen sijaan, että meillä olisi yksittäinen ympäristöseloste kuhunkin tuotteeseen liittyen, järjestelmämme laskee jokaiselle nimikkeelle tarkan hiilijalanjäljen sen painoon ja elinkaariominaisuuksiin perustuen. Esimerkiksi Kesko alkoi keräämään kyseisiä tietoja tänä vuonna ja olemme saaneet heiltä aiheesta hyvää palautetta. Hiilijalanjälkitiedot ovat myös suoraan tuotteen verkkosivuilla sekä BIM-objektissa suunnittelijoita varten, joilta myös enenevissä määrin vaaditaan vastuullisuuteen liittyviä laskelmia. Myös EU:n tuleviin kiertotalouden tavoitteisiin varaudutaan uusia toiminnallisuuksia suunnitellessa, Mika Malo kertoo.
Tietoevry Createn kanssa olemme rakentaneet työkalua, mikä muuntaa dataa asiakkaan odottamaan muotoon. Se on aina ennen ollut käsityötä, mutta nyt tämä Tietoevry Createn kehittämä järjestelmä sopii siihenkin. Kun järjestelmään on kerran kuvattu, mitä tarvitaan, jatkossa lähes vain nappia painamalla voidaan tieto muuntaa tarvittavaan muotoon.
Mika Malo
Manager, Technical Communication & Category Support, Oras Group
Pitkäaikainen kumppanuus on mahdollistanut Tietoevry Createlle laajan tietämyksen Oras Groupin tuotteista ja myös muista järjestelmistä.
-Oras Groupilla on taitavaa henkilöstöä ja yhteistyö on ollut helppoa. Teknisesti haastaviinkin kehityshankkeisiin on uskallettu lähteä, ja kehittää ratkaisuita, joita ei vielä muilta löydy, Tietoevry Createn Senior Software Architect Kimmo Viertola kiittelee.
Oras Groupilta puolestaan kiitellään kehityksen joustavaa ja tehokasta etenemistä ja kokonaisvision ymmärtämistä. Yhteistyötä tehdään tiiviillä ydintiimillä.
- Tietoevry Createn ammattimainen kehitysosaaminen on ollut iso etu. Kimmon kanssa olemme rakentaneet henkilökohtaisen suhteen. Hän on samalla aaltopituudella ideoiden suhteen ja myös hyvä tunnistamaan niiden sudenkuopat. Lisäksi hän on tehnyt kaikesta äärettömän hyvät dokumentaatiot, Mika Malo sanoo.
Kuva: Oras Group