Lomakkeiden tallentamisen sijaan asianhallinta- ja prosessitukea
Asiakastietojärjestelmän tärkein tehtävä on helpottaa ja tukea ammattilaisten päivittäistä työtä. Sosiaalihuollon järjestelmäkokonaisuus muotoutuu useiden eri vaatimusten kokonaisuutena. Toiminnot tukevat sosiaalihuollon arjen sujuvuutta, organisaatioiden johtamista ja palvelujen kehittämistä sekä asiakkaiden osallistamista.
Tietojärjestelmän tulee täyttää myös lakien ja määräysten perusteella syntyvät vaatimukset sekä sosiaalihuollon tiedonhallinnan määrittelyt. Kansalliset asianhallinnan määrittelyt pyrkivät yhtenäistämään sosiaalihuollon asian- ja asiakkuudenhallintaa sekä tukemaan asiakasprosesseja.
Jotta ammattilaisen voivat täysimääräisesti hyödyntää tietojärjestelmiä, on tärkeää, että he saavat järjestelmäperehdytyksen lisäksi riittävän koulutuksen tiedonhallintaan ja sen synnyttämiin kirjaamisen tarpeisiin. Kansallinen sosiaalihuollon kehittäminen etenee isoin harppauksin. Se vaatii myös organisaatioilta aktiivisuutta, että ne pysyvät muutosten vauhdissa: toimintatapoja ja käytännön työprosesseja pitää kehittää.
Asiakastietojärjestelmän käytettävyyttä tulisi tarkastella sen käyttökontekstissa, käyttöympäristö vaikuttaa järjestelmävaatimuksiin. Kansalliset vaatimukset asettavat tietojärjestelmän käytettävyydelle haasteita, joita tuotekehityksessä ratkotaan. Sosiaalihuollon ammattilaisten työtehtävien sisällössä on myös vaihtelua, mikä vaikuttaa toivottuihin järjestelmäominaisuuksiin, tiedon tarpeisiin ja niiden esittämistapaan. Jos ammattilaisen rooli kattaa asiakkaan koko palvelukokonaisuuden suunnittelun, hallinnoinnin ja seurannan, ovat tarpeet osin erilaisia, kuin tehtävässä, joka keskittyy esimerkiksi vain tietyn palvelun toteuttamiseen.
Sote-ammattilaisista on valtava pula. Yksi työpaikan pitovoimatekijä voi parhaimmillaan olla tietojärjestelmä, joka tarjoaa helposti ammattilaiselle hänen tarvitsemansa tiedon. Tietojärjestelmän hyödyntämistä tulisi tukea tarjoamalla koulutusmahdollisuuksia, esimerkiksi kansallisten tiedonhallinnan määrittelyiden ja kirjaamisen osalta. Työprosessien kehittämiseen ja koulutukseen käytetyt resurssit maksavat todennäköisesti itsensä takaisin tukemalla työntekijöiden sitoutumista.
Järjestelmähankintoja suunnittelevien hyvinvointialueiden kannattaa varmistaa, että valinta osuu käytettävyydeltään laadukkaaseen järjestelmään, joka sekä auttaa ammattilaista asiakastiedon hahmottamisessa, että myös tukee sosiaalihuollon kansallisia prosesseja ja asianhallintaa. Sujuvaa käyttäjäkokemusta tukevat myös järjestelmän tarjoamat työkalut, joiden avulla organisaatio voi konfiguroida työnkulkuja. Mahdollisuus käyttöoikeuksien rakentamiseen tukee tiedonkulkua eri toimijoiden välillä. Se takaa laajaa käyttäjäjoukkoa palvelevan tietojärjestelmän mahdollisuudet tukea ammattilaisia heidän työtehtäviensä sisältöön perustuen. Tämä kannattaa huomioida myös kilpailutusten laatuvertailussa.
Olen aikaisemmin työskennellyt sosiaalityöntekijänä niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla ja kokenut tietojärjestelmien kipupisteet ja kehittämistarpeet arjen työssä. Sosiaalihuollon Lifecare-kehitystyössä panostamme erityisesti hyvään käyttäjäkokemukseen. Meille on tärkeää, että tietojärjestelmä ohjaa käyttäjäänsä asianhallinnan ja prosessien ”viidakossa” sen sijaan, että järjestelmä olisi pelkkä lomakkeiden tallennusjärjestelmä.
Yhdistämme käytettävyyden suunnittelussa kehittäjien ja käyttöliittymäasiantuntijoiden taidot täydennettynä vahvalla suomalaisen sosiaalihuollon asiantuntemuksellamme. Tämä työ kantaa hedelmää, sillä kahdessa viimeisimmässä sosiaalihuollon kilpailutuksessa on Lifecare Sosiaalihuolto saanut tuotevertailussa parhaat käytettävyyspisteet. Tästä on hyvä jatkaa kehitystyötä – yhdessä asiakkaittamme kanssa.
Elina Tynkkynen on sosiaalihuollon tuotepäällikkö Tietoevry Care -liiketoiminnassa. Elinan vahvuutena on pitkä kokemus sosiaalihuollon kentältä yhdistettynä teknologian tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Elinan työn keskiössä on kehittää yhteistyössä asiakkaiden kanssa entistä toimivampia työkaluja, joiden avulla sote-ammattilaisten työ helpottuu ja kansalaisten osallisuus asioihinsa kohenee.