Kort fortalt sier en ny rapport fra Arkivverket at det offentlige Norge hvert år bruker 12 milliarder kroner på arkiveringsoppgaver. Dette er interessant, men ikke veldig overraskende, lesing for oss som leverandør av fagsystemer til arkivering og digitalisering av offentlig sektor i Norge.
Arkivverkets rapport over tidsbruk og utgifter knyttet til arkivering i offentlig sektor, viser at ulike arkiveringsoppgaver er kostbare. Kort fortalt sier rapporten at det offentlige Norge hvert år bruker 12 milliarder kroner på arkiveringsoppgaver. Arkivverket estimerer at opp mot fem av disse milliardene kunne vært spart inn.
I tillegg er det mye informasjon som aldri lagres for ettertiden, slik det skal.
- Dette er interessant, men ikke veldig overraskende, lesing for oss som leverandør av fagsystemer til arkivering og digitalisering av offentlig sektor i Norge. Vår ambisjon er at vi skal kunne tilby løsninger som forenkler dagens prosesser og vi er godt i gang med å ta fatt på denne oppgaven, i tett samarbeid med våre kunder. Vi tror at mye av dagens utfordringer er knyttet til tidsbruken, og at de ansatte i det offentlige ikke rekker å håndtere det enorme volumet, som iht. loven, skal arkiveres i vårt digitale samfunn. Vi ønsker å hjelpe de ansatte med denne oppgaven og tilby bedre innebygd systemstøtte i våre løsninger, sier Kristian Klaastad, Head of Business Development & Design i Public 360°
Tiden er moden for harmonisering
Vi lever i en digital verden hvor de digitale redskapene stadig må moderniseres. Sammen med det offentlige må vi standardisere og bygge inn nyttig funksjonalitet som kan bidra til å ta bort unødvendig tidsbruk der det er mulig. Vi må begynne å jobbe mer i samspill med teknologien, og øve oss frem til hvordan vi kan utnytte mulighetsrommet som ligger i ny teknologi.
I et tidligere innlegg hvor vi peker på Arkivverket sine uttalelser om avviklingen av NOARK standarden, skriver vi at det ligger mange utfordringer i et samspill mellom teknologi, mennesker, lover og samfunnsutvikling. Med dette mener vi som leverandør at vi bør heie på standardisering.
Vi må tørre å ta i bruk ny teknologi
Ved å automatisere så mener vi også at vi må ta tørre å ta i bruk ny teknologi som KI (kunstig intelligens). Se vår debatt fra Arendalsuka hvor vi kommer med konkrete eksempler på hvordan vi blant annet jobber med norske kommuner på akkurat dette området i dag; Kunstig intelligens: slik brukes det i Norge akkurat nå
- Prosesser for arkivering bør skje automatisk. Fagsystemene må være designet sånn at de ivaretar behovene for arkivering, uten at data må overføres til egne arkivsystemer. Arkivering løses som en integrert del av arbeidsprosessen og ikke som en separat oppgave som kommer på toppen av alt annet. Når vi får til dette, betyr det både økt effektivitet og bedre etterrettelighet, sier Espen Sjøvoll i Arkivverket.
Integrasjoner som gjør hverdagen litt enklere i dag
Arkivering fra sosiale medium for eksempel - hvordan gjøres dette i dag? Arkiverer du manuelt ved å ta en kopi / foto av innlegget og gjør det om til en pdf? TietoEVRY sitt fagsystem Public 360° tilbyr et bredt spekter av integrasjoner, fra veldig enkle til komplekse. Noen av integrasjonstjenestene er designet for å håndtere spesifikke databehov, mens andre er generelle. Bli med på vårt neste webinar og lær hvordan du setter opp din egen arbeidsflyt til forskjellige kanaler som Facebook og Twitter. Dette webinaret handler om vår Power Automate Connector som gjør det mulig å lage enkle integrasjoner mot sosiale medier, som strømmer på Twitter og Facebook.
Digital compliance
Et annet viktig aspekt kan også knyttes til digital compliance, og at ansatte i kommunene er usikre på om de overholder GDPR-reglene.
- Med økt digitalisering får kommunen også mer ansvar for digitalt innhold – men dagens prosesser og systemer dekker ofte ikke de nye utfordringene som kommer med den nye digitale hverdagen. Innbyggerne forventer at kommunen tar godt vare på sensitiv informasjon og personlige opplysninger og da er det på sikt ikke hensiktsmessig å kvalitetssikre tusenvis av dokumenter manuelt. Her kan ny teknologi levere et tydelig bidrag til for eksempel å identifisere sensitive opplysninger automatisk. Det øker compliance og kvalitet på prosessene og bidrar til økt effektivitet, sier Sebastian Reichmann, Head of Head of Productization, Data & AI
Sammen bygger vi de gode løsningene
Arkivverket sier at det krever god kobling med næringslivet, og her er vi helt enige og vi har en god dialog med Arkivverket. Vi mener vi er godt i gang med mange spennende prosjekter med våre kunder i offentlig sektor, og sammen kan vi bygge de virkelig gode løsningene.
Ta kontakt med oss om du er interessert i å høre mer om våre KI - prosjekter!
kristian.klaastad@tietoevry.com
KI i Norge: slik brukes det akkurat nå
