Tekstil- og møbelkonsernet Gabriel knytter sine globale kunder tettere til seg med EDI

Fagkompetanse, løsningsorientering og detaljkunnskap om Gabriels virksomhet gir minst mulig friksjon når handelsmeldingene utvikles og vedlikeholdes.

– Det at jeg som kunde har én kontaktperson som kjenner vår forretning i detalj, er en kjempefordel. Mange virksomheter gir kun mulighet for kommunikasjon via saksstyringssystemer, men da havner du som kunde som et nummer i rekken. Det gir mye mer kompleksitet sammenlignet med å samarbeide med noen som kjenner oss godt, fastslår Peter Vagn Nielsen, M3/ERP system manager i Gabriel Group.

Han har ansvaret for hjertet i konsernet, ERP-systemet Infor M3. Alt av handelsmeldinger mellom Gabriel og deres kunder skal naturlig nok inn i M3. Da er digitalisering en forutsetning for å spare ressurser og minimerer antall feil som en følge av menneskelig håndarbeid.

Optimalisering er en forutsetning for globale virksomheter

Gabriel Group tilbyr produkter og løsninger for den globale møbelindustrien, inkludert utvikling, design og produksjon av tekstiler, møbler og komponenter. I tillegg leverer konsernet tilpassede «samples», løsninger for akustisk komfort og ekspertise innen strikking, preging og lamineringstjenester.

Selskapet har over 1200 ansatte, omsetter for mer enn 900 millioner danske kroner og har kunderelasjoner i 57 land.

Med en del komplekse produkter er de potensielle feilkildene store ved manuell behandling av handelsmeldinger som for eksempel ordre, ordrebekreftelse, følgeseddel og faktura. Selskapet har helt siden 2014 jobbet sammen med Tietoevry for å digitalisere handelsmeldinger mellom de ulike selskapene under Gabriel-paraplyen og deres kunder spredt over hele verden.

– Samarbeidet med Tietoevry startet en god stund før jeg kom inn i selskapet. Gabriel er en virksomhet som har ekspandert kraftig fra den tiden vi startet med M3. Optimalisering og digitalisering av alle de prosessene man har i en global virksomhet er viktig, derav også EDI-løsninger, sier Peter Vagn Nielsen.

Med EDI minimeres antall feilkilder

En av gevinstene med digitaliserte handelsmeldinger er tidsbesparelser, som igjen gir mulighet til å bruke frigjorte ressurser på andre oppgaver.

– Det er selvfølgelig også et spørsmål om kroner og øre. Men vel så viktig: Vi binder kundene tettere til oss ved å bruke digitale løsninger, hvor vi integrerer kundene i samarbeidet. Vi blir mer sammensveiset når vi har løsninger som er tilpasset hverandres forretning, sett i forhold til «gamle dager» da man ringte, fikk en faktura og en vare sendt per post, sier Vagn Nielsen.

Han trekker frem at arbeidet med digitaliserte handelsmeldinger har vært en forløper til den digitaliseringsprosessen Gabriel nå gjennomfører med å se på mulighetene med kunstig intelligens og roboter i produksjonen.

– Hele tankesettet med digitale arbeidsprosesser startet med EDI, hvor vi i dag ser på automatisering og dataintegrasjon fra plattform til plattform som en del av det å vokse som virksomhet.

På spørsmål om hvor Gabriel ville vært i dag om ikke historien hadde startet for ti år siden, er Nielsen klar på at de nok ville ha mistet mange kunder om de ikke var klare til å digitalisere samarbeidet.

– Dessuten har vi sikkerheten med å motta ordre korrekt og sende de riktige produktene til kundene, som blir optimalisert med disse løsningene. De fleste av våre leveringsfeil skyldes manuelle inntastinger, nettopp fordi mange av våre produkter er komplekse med mange variabler. Det er en åpenbar motivator for å implementere EDI med så mange kunder som mulig.

Tietoevry leverer en høy grad av spesialtilpasninger

ERP-sjefen i Gabriel forteller at reisen med Tietoevry primært har vært utvikling av standard EDI-løsninger: På overordnet nivå sender kunden en ordre, som mottas og leses. Det sendes tilbake ordrebekreftelse, følgeseddel og faktura.

– Men noen av våre kunder har utfordringer med EDI. Noen ganger har de ikke et ERP-system, andre ganger har de kun noen Excel-ark eller noen egenutviklede XML-formater. Rundt halvparten av våre kunder er møbelindustrien, med mange konfigurerte varer. Det gjør oppgavene mer komplekse, sier han.

Det gjør det hele litt mer utfordrende i forhold til om det var standardmeldinger over hele linjen.

– Derfor har vi stor nytte av Tietoevry som gjør det mulig å tilpasse de forskjellige løsningene som kommer fra våre kunder.

Hundre prosent leveransesikkerhet

Customer Service Manager Torild Antonsen i Tietoevry trekker frem at noen av kommunikasjonene til Gabriels kunder kan være litt spesielle, og til tider vanskelige å sette opp. Hun understreker likevel at de mange spennende oppdragene har gitt god læring.

– Når en ny kunde skal integreres med M3 hos Gabriel, sjekker vi kommunikasjonen, får kontaktpersoner, setter opp kommunikasjon og avtaler format som meldingene skal sendes på. Vi sjekker om vi allerede har tilsvarende for Gabriel og kan gjenbruke det. Testfiler sendes, og vi er i gang, forteller hun.

Tiden det tar å sette opp integrasjon mellom Gabriel og en ny kunde varierer fra et par måneder til et par år.

– Det kan ofte ta litt lang tid, men det er ikke noens skyld. Det er mange variabler som kan spille inn og digitalisering av handelsmeldinger er langt fra det eneste vi driver med. Tietoevry har hundre prosent leveransesikkerhet, og om det er uforutsette data i filene vi utveksler, kan det gi en utfordring. Men det løser seg alltid, påpeker Vagn Nielsen.

Løpende videreutvikling gir fornøyd kunder

Når en integrasjon mellom Gabriel og en kunde er satt opp, blir den videreutviklet og vedlikeholdt av Tietoevry med nye datafelter som en følge av nye krav eller standarder, for eksempel i det europeiske formatet Peppol.

Et eksempel er miljømerkingen FSC, en sertifisering som fremmer ansvarlig forvaltning av verdens skoger. Ifølge Peter Vagn Nielsen er dette et krav som kommer fra kundene, og sertifiseringen skal følge med når dokumenter utveksles mellom partene.

– En slik videreutvikling har vært en del av progresjonen de siste årene. Det kommer nye felter i en XML-fil fra Gabriel som vi henter ut og integrerer i aktuelle meldingsdokumenter, slik kundene forventer å finne informasjonen. Alle stegene må avtales, for deretter å testes før det settes i produksjon, sier Antonsen.

Peter Vagn Nielsen er klar på at oppsett og vedlikehold av handelsmeldinger mellom ulike enheter i Gabriel og deres internasjonale kunder, byr på en del arbeid. Derfor er tjenesteutsetting av dette et riktig valg for virksomheten.

– Jeg er godt fornøyd med samarbeidet vi har med Tietoevry. Det finnes andre leverandører, og kanskje kunne vi spart noen kroner på å bytte. Men vi får god service og har en fin relasjon, der vår faste konsulent kjenner vår forretning. Jeg setter også stor pris på at vi blir sparret med og at Tietoevry kommer med forslag til løsninger, samtidig som de kan være kritiske. Det er en kjempefordel, sier han.

 

Faktaboks

Gabriel Group kombinerer en lang tradisjon for håndverk med innovativ produktutvikling, og står bak en rekke unike tekstilprodukter og møbelløsninger som brukes verden over.
Grunnlagt: 1851
Hovedkontor: Aalborg, Danmark
Industri: Møbelindustrien
Produkter: Utvikling, design og produksjon av tekstiler, møbler og komponenter
Tjenester: Tilbyr skreddersydde prøveløsninger, akustiske komfortløsninger og ekspertise innen strikking, preging og laminering
Bærekraft: Gabriel er CO2e-nøytral innenfor omfang 1 og 2, i samsvar med det internasjonale drivhusgassprotokollen. Fokuserer på bærekraftige materialer og teknologier
Strategi: Kontinuerlig global vekst og etablering som en foretrukket partner i møbelindustrien globalt
Datterselskaper: Gabriel Fabrics, FurnMaster, SampleMaster, Acoustic Comfort, Screen Solutions, Gabriel Asia