Til tross for distanse, engasjer deg – Annas topp fem tips når kontoret er stengt

Selv om Arendalsuka dessverre er blitt avlyst stiller vi med et digitalt alternativ! Der tar vi opp aktuelle temaer som blant annet det nye normale arbeidlivet etter Covid-19. Vil du vite hvor vi skal og hvordan vi skal ta oss dit? Da må du melde deg på vårt digitale event! 

Hei Anna! Hvordan føles det å lede teamet ditt gjennom denne tiden?

Før pandemien var teamet mitt spredt ut i Sverige og Norge, så vi var allerede vant til å jobbe sammen selv om vi ikke satt på samme kontorer.  
Men, jeg pleide å bruke halve jobbuken på å reise til de forskjellige lokasjonene slik at jeg fikk så mye tid som mulig til å være sammen med alle på teamet mitt. Vi var i siste innspurt for å sette opp den nye organisasjonen etter fusjonen med Tieto og EVRY når Covid-19 slo inn for fult. V handlet raskt, noe som resulterte i at nesten alle i hele bedriften jobbet hjemmefra. Plutselig kunne jeg ikke reise mer for å treffe kollegene mine, inkludert de jeg ikke hadde fått møtt enda.

Jeg skal ikke lyve – det var hardt å bygge opp tillitt og finne riktig vei sammen. Jeg er vant til å reise hvis jeg følte jeg trengte det, og derfor måtte jeg finne nye måter å interagere og kommunisere med mine nye og gamle kolleger. Jeg er glad jeg bestemte meg for å omfavne den «nye normalen» og tilpasse lederstilen min, i stedet for å vente til pandemien skulle gå over.

Anna Gulliksen.

I tillegg til å tilpasse lederstilen din må du ha sympati for det faktum at alle har forskjellige situasjoner og følelser rundt hjemmekontor. Personlig føler jeg at jeg har fått mange ekstra timer per dag, siden jeg ikke bruker timevis på reising. Barna mine er voksne og bor ikke lenger hjemme, og jeg har en fin hage jeg kan rydde og stelle for å skape ro. For å oppsummere har jeg gjennom denne tiden fått mer tid og en roligere atmosfære rundt meg selv. Andres situasjon kan være helt annerledes med små leiligheter, forkjølede småbarn som bokstavlig talt klatrer oppover veggene. Eller begge deler kombinert! Selv om du kanskje ikke kan hjelpe kollegene dine med situasjonen må du vise empati og lytte til de som synes det er utfordrende å jobbe hjemmefra dag etter dag. Og uavhengig av hvordan hjemmekontorsituasjonen er, synes noen det rett og slett er vanskelig å ha struktur og disiplin gjennom arbeidsdagen. Det er din jobb som leder å se dette å finne løsninger sammen med dine ansatte.

Hva tror du er den største feilen ledere gjør når de leder teamet sitt fra fjernkontor?

Dette er et interessant spørsmål som jeg tror vi vil få et klarere svar på når det har gått enda litt mer tid. Allikevel har jeg allerede merket at ting ofte kan bli problematisk hvis du fortsetter å jobbe som om dere sitter på samme kontor. Det er rett og slett ikke det samme, og hvis du ikke tilpasser lederstilen din til den nye situasjonen, vil ikke kollegene dine føle at de utvikler seg profesjonelt – noe som betyr at de starter å lete etter andre jobbmuligheter. Hvis du er vant med å jobbe på samme kontor som kollegene dine, får du kanskje et sjokk når du ser hvor fort gruppedynamikken kan forandre seg så fort alle sitter bak en dataskjerm. Du har ansvaret for å administrere denne dynamikken og styre den mot noe positivt, og må finne et driv, selv om alle er hjemme.

Jeg tror det har vært en fordel for meg å få et helt nytt team når krisen skjedde fordi vi alle er i samme situasjon. Jeg hadde ingen forhåndsoppfatninger om hvordan menneskene i teamet var. Det å bygge opp teamet var som å starte på en blank side som ventet på å bli fylt opp.

Annas topp fem tips for hvordan du kan løfte ansattes engasjement uten å møte de fysisk:

1. Bygg tillit
   Jeg vet, det høres opplagt ut. Men å bygge tillitt er hardt. Det tar tid, og det er avgjørende å skape et forhold til hver og en i teamet ditt. Noen ganger kan det være fort gjort, og andre ganger kan det ta lenger tid. Men absolutt alle forhold er like viktig. For å skape tillitt med kollegene dine må du være klar på hva slags leder du er, ikke den du skulle ønske du var. Er du den type lederen som trenger å vite alle detaljer? Eller er du den som kun trenger det større bildet? Uansett, la kollegene dine få vite hvem du er, inkludert de mindre positive sidene dine. Det er kun etter du har gjort dette, du kan forvente tillit fra kollegene dine.

    

2. Vær åpen
   Behovet for informasjon vokser fra dag til dag nå som vi jobber hjemmefra. Inaktiv sladder kan være ødeleggende. Du må være så tydelig og ærlig som mulig. Del all informasjonen du har mulighet til å dele, selv den som virker unødvendig. Vis teamet ditt at du lar dem ta del i det du holder i også, og vær ærlig om et spørsmål du ikke kan svare på kommer.
   
   

3. Innvolver teamet
   Når du involverer kollegene dine i forskjellige prosjekter og oppgaver mens de jobber hjemmefra, lar du de utvikle seg selv og deres profesjonelle egenskaper. Å føle at noen trenger deg, at du er pålitelig og verdifull er av stor betydning når du sitter hjemme. Dette er en stor mulighet for å la kollegene dine skinne. Og når du allerede er i gang kan det være en idé å prøve å mikse litt på prosjektgruppene, slik at mennesker som ikke har fått jobbet sammen enda, får mulighet til å bli bedre kjent. En vinn-vinn situasjon.

    

4. Gi digitale workshops tommel opp
   Vi kan ikke lenger samles rundt et whiteboard å klistre på masse post-it lapper, men det er ingen grunn for at teamet ditt ikke skal ha et suksessfullt digitalt prosjekt. Selv om digitale prosjekt ofte har et dårlig rykte, har jeg sett at de kan være effektive, morsomme og mest av alt et godt verktøy for å holde engasjementet til kollegene dine på topp. Alt du må gjøre er å akseptere situasjonen slik den er og gjøre litt ekstra planlegging. Det er mange verktøy for å gjøre en workshop lettere å mer produktiv. Hvis du i tillegg setter av tid til hver enkelt deltaker og bestemmer deg for et effektivt system for å håndtere spørsmål, er du på vei mot suksess.

5. La de slippe inn
   Noen mennesker synes det er vanskelig å vise andre noe av privatlivet sitt. Det kan være alt fra en rotete bakgrunn, barn som skriker etter foreldres oppmerksomhet eller det faktum at du fortsatt sitter i pysjen. Men sånn som jeg ser det, er vi alle i dette sammen. Alle får et lite glimt inn i de andres privat- og hjemmeliv. Jeg er veldig glad for at jeg får mulighet til å få et glimt av alles liv utenfor kontoret. Jeg har alltid på kamera i digitale møter, og prøver og ikke ta meg selv for alvorlig. Jeg lar alle kollegene mine få et glimt av hvem jeg er på privaten, siden de mest sannsynlig er like nysgjerrig på hvem jeg er hjemme som jeg er på dem.   

Anna: Rett før dette møtet fant jeg ut hvordan man styrer snapfiltere på kamera i Teams (trodde jeg). Resultatet ble, jeg ble sittende fast som et potethode hele møte med teamet mitt. I følge dem: ukens høydepunkt!

Leder du et nytt team er dette den perfekte tiden å la alle dele både profesjonelle og private fun facts om seg selv. Som for eksempel teamer som «ingen ville gjettet dette om meg» eller «dette er noe jeg er veldig stolt over.»