Oppskriften på vellykkede hybride kontorløsninger

Den mellommenneskelige kommunikasjonen forsvinner på digitale møteplasser og selv erfarne ledere synes det er utfordrende når halve teamet er virtuelt. Teknologiselskapet TietoEVRY og organisasjonspsykolog Trond Kjærstad deler råd og erfaringer om hvordan å sikre vellykkede hybride kontorløsninger.

– I 2020 sa vi at hjemmekontoret er kommet for å bli. I teknologibransjen har vi lenge hatt relativt fleksible arbeidsmåter, men det ble likevel snart klart at fleksibilitet alene ikke er nok for å kunne tilby ansatte en hybrid arbeidsplass som fungerer over tid, sier HR-direktør i teknologiselskapet TietoEVRY, Trond Vinje.

De siste to årene har nordiske virksomheter doblet tiltakene for å bygge digital kompetanse og akselerere transformasjon. Mange er dog bekymret for manglende følelse av tilhørighet, spredt arbeidsstyrke, økt kompleksitet på arbeidsplassen, større sikkerhetsrisiko og digital utmattelse. Disse utfordringene har økt virksomheters etterspørsel etter administrerte samhandlingsverktøy for å støtte samarbeid og kommunikasjon på arbeidsplassen.

Mellommenneskelig kommunikasjon og psykologisk trygghet

Organisasjonspsykolog Trond Kjærstad er fagansvarlig og foreleser ved Executive Master of Management-programmet Teamledelse og Lederteam ved Handelshøyskolen BI. Han sier det er to utfordringer som må løses for å få til god ledelse av digitale team; mellommenneskelig kommunikasjon og psykologisk trygghet.

– Mange virksomheter har slitt med onboarding av nyansatte. Vi trenger overføring av den såkalte “tause kunnskapen”. I et analogt kontor møtes vi ved kaffemaskinen og i forbifarten. Da vi plutselig fant hverandre i digitale møterom, plassert på barnerommet eller ved siden av vaskemaskinen, da ble det ikke rom for den praten. Ved møteslutt, logget vi av.

Kjærstad sier at det viktigste premisset for god gruppedynamikk er psykologisk trygghet. Det er nesten umulig å etablere virtuelt.

– Det betyr å bli trygg på at det er greit å feile. Det er naturlig å holde igjen mer når man ikke møtes fysisk først. Så er det jo selvsagt også noen egenskaper man kun får virtuelt som man kanskje ikke gjør i den fysiske verden.

Strategi, utstyr og ledertrening

Hybride arbeidsmåter kan være krevende for en virksomhet, dersom det ikke ligger en god strategi i bunn. Samtidig er oppsiden ved å kunne tilby virtuelle kontor at virksomheten kan tiltrekke seg de klokeste hodene, gjennom å gjøre arbeidsplassen tilgjengelig for flere, uavhengig av geografisk lokasjon.

– IT-bransjens største utfordring i dag er å få tak i nok folk. Vi kan ikke ta for gitt at våre ansatte bor rett ved kontoret. Samtidig ser vi at mange ansatte kommer på jobb, nettopp for å sosialisere. Men det skal ikke føre til at medarbeidere skal føle seg tvunget til å sitte hjemme for å kunne konsentrere seg. Vi må finne løsninger som passer for alle ansatte, påpeker Vinje.

6 gode råd
Å planlegge en hybrid fremtid for arbeidsplassen kan virke både overveldende og kaotisk. TietoEVRY har samlet seks råd for etablering av hybride arbeidsplasser:

1. Etabler retningslinjer for hybride arbeidsprosesser:

   Hva kan vi forvente av ansatte når vi tilbyr hybridkontor? Må man være pålogget fra start til slutt? Må alle føre timer for at ledere skal kvalitetsikre best tidsutnyttelse? Hvor sender vi og lagrer dokumenter? Om det etableres gode og tydelige retningslinjer i forkant, vet ansatte hva som forventes og de slipper å bekymre seg for at ledere mistenker at de ikke får jobben gjort.

2. Ledelsetrening:

   Det er krevende å lede i en tid hvor alle velger sin egen arbeidsplass. Hvordan opprettholde samhold, motivasjon og å sørge for at alle blir sett når hele eller deler av teamet er virtuelt? Psykologisk trygghet er nødvendig både hos leder og mellom team-medlemmer.

3. Gjør ansattopplæring tilgjengelig digitalt:

   Fra personalhåndbøker til opplæring i bruk av utstyr; alt dette må være tilgjengelig der hvor ansatte er. Tilbys trenings– og utviklingsprogrammer også for ansatte uten lederansvar, vil det bidra til å støtte motivasjon og humør.

4. Kontor tilpasset nye arbeidsmåter:

   Nye måter å jobbe på, krever nye kontorløsninger. Mange kommer på kontoret for det sosiale. Det krever sosiale soner og møterom. Samtidig må det være plass for de som konsentrer seg. Hent inspirasjon fra stillesoner på for eksempel bibliotek og tog.

5. Sørg for gode samhandlingsløsninger og verktøy for møtebooking:

   Godt samhandlingsverktøy er halve jobben innen prosjektledelse. Dette krever både møteplattformer, og verktøy som gjør nødvendige dokumenter lett tilgjengelig. Videomøter kan være utmattende, derfor er god informasjonsflyt særlig viktig.

6. Retningslinjer for hybrid arbeidsplass inkludert utstyr:

   Hva trenger ansatte for å gjøre jobben sin uten å unngå belastningsskader?

For mer informasjon, kontakt:

Renate Morken, senior kommunikasjonssjef, TietoEVRY
Mob 476 03 968 / renate.morken@tietoevry.com