Å lykkes med endring er en komplisert og tidkrevende affære. NTE hentet derfor inn ekspertkompetanse for å hjelpe de ansatte å lære nye arbeidsformer.
NTEÅ lykkes med endring er en komplisert og tidkrevende affære. NTE hentet derfor inn ekspertkompetanse for å hjelpe de ansatte å lære nye arbeidsformer.
– Det å lære mennesker å jobbe på nye måter er en komplisert affære, innleder Jørn Engberg, prosjektleder og IT-arkitekt i NTE.
Han er konsernansvarlig for å innføre nye arbeidsformer basert på Office 365. Virksomheten er Nord-Trøndelags ledende aktør innen produksjon, distribusjon og salg av grønn og fornybar strøm, i tillegg til en rekke andre tilknyttede tjenester for både forbrukere og bedrifter.
Som en samfunnskritisk aktør er konsernet avhengig av at de ansatte alltid har tilgang til sine arbeidsverktøy, uansett tid og sted. Det var derfor naturlig å oppgradere til samhandlingsplattformen Office 365 for NTEs 750 PC-brukere.
– Målet er at alle ansatte skal få mer produktive og effektive arbeidsformer, sier Engberg.
Prosjektet ble innledet våren 2018. Første skritt var et forprosjekt for å kartlegge muligheter.
– Etter forprosjektet besluttet vi at Office 365 var den riktige løsningen for oss. Vi lyste derfor ut en anbudskonkurranse for å finne den riktige leverandøren til å hjelpe oss med innføringen. Prosjektet berører veldig mange. Vi trengte derfor hjelp fra noen som hadde gjort det hos andre virksomheter før, sier Engberg.
TietoEVRY trakk det lengste strået. Mye fordi selskapet har beviselig erfaring og kompetanse fra lignende prosjekter hos andre store virksomheter.
– TietoEVRYs konsulenter beviste at de forstod utfordringene knyttet til en slik innføring. Det er ikke veldig ofte man gjennomfører så viktige prosjekter som forandrer så mye, fortsetter han.
Rådgivere fra TietoEVRY har bidratt gjennom hele prosjektet. Arbeidet har vært forankret i en metodisk tilnærming kombinert med beste praksis innen god brukeradopsjon.
– TietoEVRY har gitt oss verdifull drahjelp i både planlegging, oppstart og underveis i prosjektet.
Selve arbeidet med utrullingen startet i januar 2019. Intensjonen var at konsernet skulle sette av nok tid og ta høyde for at dette prosjektet handlet mest om en modningsprosess og en kulturendring.
– Vi har folk i alle aldre hos oss, med en overvekt av de med mer erfaring og seniortyngde. Det er klart det er en utfordring for de å plutselig skulle jobbe på en ny måte, sier Engberg.
– Vi visste at det ville ta mye tid, og det er også helt i tråd med erfaringen hos andre sammenlignbare bedrifter.
Per oktober 2019 er prosjektet kommet et langt stykke på vei. Alle ansatte har tatt i bruk mail i skyen, og er i gang med Microsoft Teams.
Engberg og kollegene har gjennom hele prosjektet vært opptatt av å rådføre seg med aktører som hjelper dem å unngå feil. Derfor har deltagelsen i et brukerforum vært særlig viktig. Gruppen er opprettet av flere bedrifter i Midt-Norge som er midt i lignende prosjekter.
– Vi møter jevnlig andre store virksomheter i denne gruppen, hvor mange av dem får bistand fra TietoEVRY. Forumet er for å dele tips og råd, og lære av hverandres problemer og suksesser. Det har vært smart å alliere seg med andre for å dele praktiske råd, sier Engberg.
Gode planer, systemer og rutiner for god brukeradopsjon har vært en like sentral premiss i prosjektet. Mye arbeid gjenstår, men innførte prosedyrer og virkemidler har så langt fungert etter hensikten.
– Våre ansatte er veldig engasjerte. De synes de nye arbeidsformene er gode, og mange ber oss om å øke takten på utrullingen. De gleder seg til å ta i bruk enda mer funksjonalitet, sier Engberg, og presiserer at de foreløpig holder seg til avtalt fremdriftsplan.
– Det er viktig at organisasjonen går i takt. Vi følger rådene fra TietoEVRY om å kjøre piloter og testprosjekter. Vi skal ha alle med. Det er en stor kulturendring og mange hensyn å ta, sier Engberg, som fremhever viktigheten av å trekke inn de yngre arbeidstakerne.
– De er i større grad vant til å jobbe med nye typer samhandlingsverktøy.
Basert på råd fra konsulentene har NTE utført det meste av arbeidet selv. TietoEVRY har bidratt med innsikt fra egne erfaringer fra tidligere og parallelle kundeprosjekter.
– Praktisk og god veiledning har gjort veien mot målet enklere. Det samme gjelder for riktig bruk av kursholdere og instruktører fra TietoEVRY, samt støtte knyttet til brukeradopsjon, sier Engberg som ikke nøler med å anbefale andre å knytte til seg slik kompetanse når endringer skal utføres i brukermiljøet.
– Konsulentene er ærlige, og du merker at de er oppriktig opptatt av at vi skal lykkes. De har bidratt med kursing og opplæring og tilbyr den assistansen som vi behøver, sier Engberg, som mener at hjelp til selvhjelp har vært det absolutt viktigste grepet.
Like viktig har det vært med forankringen Engberg og teamet har skapt hos forretningen.
– Det er de som vet hvilke behov som skal støttes, og hvordan verktøyene bør brukes. Vi i IT-avdelingen leder prosjektet og sikrer at viktige hensyn som sikkerhet og krav til personvern møtes.
Les mer om Digital arbeidsplass.