23 juni 2020
Helt plötsligt utmanas många ledare i de (till synes) små delarna i sitt ledarskap. Att exempelvis kunna känna av en sinnesstämning genom blicka ut över ett konferensrum var vardagsmat. Men hur skapar du engagemang när ni alla sitter vid en skärm? Har din medarbetares video frysts, eller är de helt enkelt bara stilla? Anna Gulliksen, vår Global Head of Talent Acquisition & Employer Brand, ser enorma möjligheter när alla deltar från hemmakontoret, inte minst när ett helt nytt team ska byggas.
Hej Anna! Hur känns det att leda ditt team på distans?
Innan pandemin var satt mitt team utspridda i Sverige och Norge, så vi var alla vana vid att samarbeta på distans och det fungerade bra. Men då var jag också på resande fot och delade min tid mellan Sverige och Norge för att just kunna sitta fysiskt med mina medarbetare. Vi var precis i slutfasen med att bli klara med organisationskartan för vårt nya nordiska team som en del i sammanslagningen mellan Tieto och EVRY när Covid-19 blev ett faktum för hela världen. Vipps var vi inte bara utspridda längre – jag hade inte längre möjlighet att träffa mitt team fysiskt, och jag hade massa nya medarbetare jag inte hade hunnit lära känna ännu.
Det blev en utmaning att bygga tillit och förtroende och hitta vägen framåt. Jag är van vid att kunna åka till mitt team och ses fysiskt och när det inte gick längre fick jag tänka om. Det var viktigt för mig att se framåt och acceptera det nya normala snabbt, istället för att försöka ”vänta ut” Covid-19 för att sen gå tillbaka till det gamla sättet att leda mitt team.
På bilden: Anna Gulliksen
Det gäller också att ha förståelse för att allas situationer för hemma-arbete ser olika ut. För mig personligen har jag nästan känslan av att ha skapat mer tid eftersom jag inte är på resande fot hälften av veckan, mina barn är utflugna och jag har ett hus med en trädgård jag kan arbeta från. Det gäller att förstå att alla inte tycker att det är lika toppen att jobba hemifrån hela tiden, kanske bor man trångbott eller så har man små barn som klättrar på väggarna hemma. Trots att du inte kan erbjuda en lösning på problemet så måste du som ledare kunna relatera och visa empati för de som tycker att det är jobbigt att sitta hemma. Det finns även de som tycker att det är svårt att hålla fast vid en struktur och disciplin när man inte längre åker till ett kontor, och där är det ditt jobb som ledare att fånga upp detta och komma på lösningar tillsammans med din medarbetare.
Vad tror du är den största missen som ledare gör när hela teamet sitter på distans?
Det här är nog någonting vi kommer få se tydligare när lite mer tid har gått. Några saker som jag kan se redan nu är att det blir enormt problematiskt om du leder på exakt samma sätt som du gjorde när ni alla satt tillsammans – det är inte samma sak och om du inte anpassar ditt ledarskap efter våra nya gemensamma förutsättningar så kommer dina medarbetare inte utvecklas och börja leta sig vidare. För dig som är van vid att träffa ditt team fysiskt varje dag kan det bli en chock att se hur olika människor blir när de konstant arbetar hemifrån, och där får du styra upp hur ni hamnar i en ny gemenskap som fungerar för alla. Jag tror att det var en fördel för mig att få ett nytt team samtidigt som pandemin kom, det gjorde att jag inte hade några förutfattade meningar om hur teamet skulle fungera utan hela teamet var ett oskrivet blad.
Här är Annas fem bästa tips för att skapa engagemang och delaktighet hos hela teamet utan att ses fysiskt:
1. Bygg tillit
Det låter självklart, men det är svårt, tidskrävande och ett absolut måste att skapa en relation med alla i teamet. Ibland går det snabbt, ibland tar det längre tid, men alla relationer är lika viktiga. För att dina medarbetare ska känna tillit till dig behöver de veta vad du är för slags ledare, för vi är alla olika. Har du som ledare ett behov av att ha koll på allt, eller är det viktigare för dig med en helhetssyn? Oavsett svar så är det viktigt att du är tydlig med vem du är, inklusive dina brister, från dag ett – det är först då dina medarbetare kommer vara lika tydliga tillbaka.
2. Transparens
Suget efter information blir bara större ju mer vi sitter hemma och arbetar, eftersom alla försöker hitta sin plats i gruppen. Viskleken är förödande när vi samarbetar på distans. Därför är det viktigt att du som ledare alltid är så transparent och tydlig som du kan vara; dela information även om den inte är jätteviktig. Visa att du berättar allt du kan för ditt team, och var tydlig med att du inte har ett svar om frågor dyker upp som du inte kan svara på.
3. Involvera mera
När du involverar ditt team i olika arbetsuppgifter på distans så får de chansen att pröva på nya projekt och vässa sina kunskaper inom olika områden. Att känna sig värdefull och litad på är av stor vikt när en sitter hemma, och det är ett perfekt tillfälle att få ta del av fler områden. Om du dessutom bygger arbetsgrupper med folk som inte tidigare samarbetat så lär de känna varandra bättre. Win-win helt enkelt!
4. Våga ge dig på digitala workshops
Digitala workshops har fått ett ganska dåligt rykte sen distans-samarbete blev det nya normala, men enligt min erfarenhet kan det faktiskt fungera riktigt bra med planering och acceptans för distansen. Vi kanske inte kan skriva post-its och sätta upp på en white-boardtavla, men det finns en mängd digitala verktyg som kompenserar för detta. Det viktigaste för en lyckad workshop är att alla får komma till tals. Det styr du lättast upp genom allokerade tids-slotter för alla och genom att ha ett system för hur frågor tas om hand om under diskussionens gång; du kan till exempel använda chatten för frågor när någon annan har ordet så ingen avbryter.
5. Bjud på dig själv, mycket och ofta
Många tjänstemän känner sig lite obekväma med att låta andra få en inblick i ens privata liv. Kanske är det frukosten som inte har hunnit bli undanplockad, barnen som springer runt halvnakna och inte förstår innebörden av att ”pappa ska ha ett möte nu” eller det faktum att man har mjukiskläder på sig. Men så som jag ser det är det här en av de absolut bästa fördelarna med att vi alla sitter hemma under mer eller mindre utmanande förutsättningar – jag får en inblick i hur mina medarbetare lever! Jag sätter alltid på kameran och försöker bjuda på så mycket av mitt liv som möjligt, för det är klart att mitt team är lika nyfikna på mig som jag är på dom.
Anna: En skärmdump från ett möte med hela mitt nordiska team när jag precis hade hittat en filterfunktion och inte riktigt visste hur jag skulle stänga av det. Jag förblev en potatis under hela mötet men enligt teamet var det bara underbart.
När teamet är nytt kan du också passa på att låta andra dela en one-paiger om sig själva där du blandar allt från deras yrkesbakgrund till ”det här är jag stolt över” och ”det ingen någonsin kan gissa om mig”. Våga bjuda på dig själv och var lite privat – låt alla dela en onepager där du har lite hardstuff men också saker som ”det ingen visste” ”saker jag är stolt över”, ”vad för sak karaktäriserar mig”.