06 maj 2019
Inom ett år vill nya Stavanger kommun etableras till följd av den kommunala sammanslagningen i Norge. Det innebär att Stavanger kommun måste flytta stora mängder data från tre olika system till ett och samma.
IT-migrering (förflyttningen av data från ett system till ett annat) är traditionellt mycket resurskrävande och medför en betydande risk för organisationen. Stavanger kommun ville därför tidigt komma i kontakt med olika leverantörer som kunde hjälpa till med migreringen, men återkopplingen var dålig. Många av de leverantörer de pratade med hade varken tempot eller tiden som krävdes att så fort som möjligt genomföra sammanslagningen. Och om de hade tid, skulle det innebära en stor kostnad för kommunen.
IT-migrering är oftast mycket resurskrävande.
Detta ledde till att kommunen började titta på alternativa metoder för att flytta all data. Stavanger kommun hade redan RPA, även kallad robotteknik, verktyg som hjälper till att automatisera processer med hjälp av programvara. Skulle den här roboten även kunna flytta all data mellan kommunerna?
Först ut i Norge
Efter en effektiv intern process påbörjade Stavanger kommun ett pilotprojekt tillsammans med oss där robotar skulle användas för att flytta data. Som den allra första kommunen i Norge ville de testa om en robot skulle kunna utföra IT-migrering med större effektivitet, mindre resurser och färre risker.
Viktor Antonenko, som arbetar med dataprogrammering hos oss, reste till Stavanger i två omgångar för att programmera processen för löne- och personaldata.
– Detta var en unik och spännande möjlighet. Det var väldig roligt att få delta i processen och se om robotiseringen av IT-migrering kunde bli lyckad. I efterhand har jag också haft bra kontakt med Stavanger kommun för att diskutera och planera en ännu bättre process i framtiden, säger Viktor.
Den största fördelen med att använda robotisering i IT-migrering är kontrollen. Du blir oberoende av systemleverantören och har full kontroll över hela processen.
Nya Stavanger kommun har genomfört tre tester – och resultaten var bättre än de förväntade sig.
– Vi har lärt oss mycket under pilotprojekten och robotiseringen är nu den viktigaste strategin för datamigrering av nya Stavanger. Vi har inte bara mer kontroll, vi är också mindre beroende av systemleverantören. Vi har dessutom högre effektivitet och tar mindre risker i arbetet med överflyttningen av data, säger Rune Hauge som är projektledare för digital sammanslagning av den nya kommunen.
Kostnaden för processen minskade också betydligt. För en av piloterna blev kostnaderna så mycket som 75 % lägre, jämfört med erbjudanden man fått av systemleverantörerna.
Dessutom kan den nya kommunen undvika att alla nya system startas upp samtidigt, vilket innebär att de kan fortsätta med all vanlig verksamhet medan informationen flyttas. Den övergripande riskbilden reduceras alltså också väsentligt. En ytterligare effekt är att den nya kommunen kommer att öka sin kompetens inom sina egna system och inte minst sin kompetens inom robotteknik.
Ramavtal med EVRY på plats
Som en följd av den ökade användningen av RPA behövde nya Stavanger kommun ytterligare externt RPA-stöd. Vi är glada att vi nu har signerat ett ramavtal med nya Stavanger kommun gällande RPA-tjänster.
– Vi har stora förväntningar på att EVRY ska bidra med kompetens och kraft för att säkerställa att IT-migreringen blir en stor framgång för den nya kommunen, säger Rune.